從人治到數(shù)治：生鮮配送企業(yè)如何實現(xiàn)采購透明化與降本增效

          


一、行業(yè)背景與痛點：生鮮采購的“暗箱”與“困局
凌晨三點的批發(fā)市場，燈火通明如白晝。滿載生鮮的貨車不斷進出，采購員們穿梭在擁擠的攤位間，熟練地翻看貨品、討價還價。這是TOB生鮮配送企業(yè)每天都要上演的采購大戰(zhàn)，一場關(guān)乎企業(yè)生死存亡的”破曉之戰(zhàn)”。
在這個特殊時段里，采購效率直接決定了企業(yè)當天的利潤空間。然而現(xiàn)實情況卻令人憂慮：采購員單槍匹馬作戰(zhàn)，與供應商的議價過程缺乏透明度；生鮮價格瞬息萬變，決策時間被壓縮到極致；昏暗燈光下的驗貨全憑經(jīng)驗，質(zhì)量把控充滿變數(shù)。更棘手的是，優(yōu)秀的采購員可遇不可求，初創(chuàng)企業(yè)往往被迫由老板親自上陣，嚴重制約了企業(yè)發(fā)展。
面對這些挑戰(zhàn)，數(shù)字化正在為TOB生鮮企業(yè)打開新局面。智能采購系統(tǒng)可以實時抓取全國主要批發(fā)市場的價格數(shù)據(jù)，讓采購決策不再”盲人摸象”；移動驗貨終端能夠快速完成質(zhì)量檢測，把經(jīng)驗判斷轉(zhuǎn)化為標準化流程；電子化采購平臺則打破了信息孤島，讓每個環(huán)節(jié)都留下可追溯的記錄。這些創(chuàng)新不僅提高了采購效率，更重構(gòu)了生鮮供應鏈的信任機制。
在這場數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，領(lǐng)先企業(yè)已經(jīng)嘗到甜頭。某中型配送公司引入智能采購系統(tǒng)后，采購成本降低15%，驗貨效率提升3倍，更關(guān)鍵的是解放了管理層的精力，讓他們能夠?qū)Ｗ⒂谄髽I(yè)經(jīng)營。這印證了一個道理：在生鮮這個微利行業(yè)，采購環(huán)節(jié)每提升1%的效率，都可能成為決定企業(yè)生死的關(guān)鍵籌碼。
隨著5G、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的成熟，生鮮采購正在迎來更深遠的變革。未來的采購員或許不再需要凌晨奔波，而是通過智能系統(tǒng)遠程完成交易；虛擬現(xiàn)實技術(shù)將實現(xiàn)”云驗貨”，讓采購決策更加精準高效。這場靜悄悄的革命，正在重塑TOB生鮮企業(yè)的核心競爭力。
生鮮企業(yè)采購痛點大多數(shù)生鮮配送企業(yè)的采購現(xiàn)狀：采購價格難管控：采購員與供應商單向溝通，采購環(huán)節(jié)無法有效管理，很容易出現(xiàn)勾結(jié)和受賄的行為。
加之生鮮產(chǎn)品容易受季節(jié)、氣候、產(chǎn)地、運輸、市場關(guān)系等因素影響，導致價格波動頻繁，需要大量專職人員來跟蹤維護采購價格與供應商。對企業(yè)人力成本也是一種負擔。采購人力成本高：初創(chuàng)型企業(yè)，在人力成本受限的情況下，就只能由本人或親屬親自負責，來解決采購問題，導致決策者不能將心思放在經(jīng)營管理上，抑制企業(yè)快速成長。采購環(huán)節(jié)該如何做好把控？
從問題出發(fā)找答案！要做好生鮮配送采購，就得先了解常規(guī)的采購場景、平時有哪些解決方案，以及為什么有些方案有效，哪些方安是無用功。
二、生鮮配送采購場景有哪些關(guān)鍵點需把控
1. 生鮮配送行業(yè)采購的典型場景
生鮮配送企業(yè)的采購業(yè)務主要圍繞以下幾個核心場景展開：
批發(fā)市場采購：采購員凌晨前往批發(fā)市場，與供應商議價、驗貨，搶購當日最新鮮的食材。
基地直采：與農(nóng)戶或生產(chǎn)基地合作，批量采購以降低成本，但面臨運輸和品控挑戰(zhàn)。
供應商長期合作：與固定供應商簽訂協(xié)議，穩(wěn)定供貨，但價格可能缺乏競爭力。
應急補貨采購：因客戶臨時加單或庫存不足，需快速補貨，價格往往較高。
在這些場景中，采購效率、價格波動、質(zhì)量把控、供應商管理等問題直接影響企業(yè)的利潤和運營穩(wěn)定性。
2. 采購業(yè)務中的核心困局
盡管采購是生鮮企業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但傳統(tǒng)模式存在諸多痛點：
價格不透明，貪腐難防：采購員與供應商“單線聯(lián)系”，議價過程缺乏監(jiān)督，容易滋生回扣、虛報價格等問題。
人力成本高，效率低下：依賴經(jīng)驗豐富的采購員，初創(chuàng)企業(yè)甚至需要老板親自上陣，制約業(yè)務擴張。
損耗難控，成本虛高：供應商可能“注水”或摻雜次品，企業(yè)按毛重結(jié)算導致?lián)p失；倉庫盤點不準，損耗責任難追溯。
數(shù)據(jù)孤島，決策滯后：采購、庫存、銷售數(shù)據(jù)分散，管理層難以及時優(yōu)化策略，常因信息差導致高價囤貨或斷貨。
3. 老板們的自救嘗試與失敗原因
面對這些困局，許多企業(yè)嘗試過以下方法，但收效有限：
增加人力監(jiān)督：老板或親屬親自采購，雖減少貪腐，但無法規(guī)?；覍I(yè)度不足。
手工比價：用Excel記錄供應商報價，但數(shù)據(jù)更新慢，無法應對市場價格波動。
輪崗制度：定期更換采購員以防腐敗，但新人對供應商不熟悉，短期可能影響效率。
加強入庫檢查：要求庫管嚴格驗貨，但缺乏標準化流程，仍依賴主觀判斷。
這些方法未能根治問題，原因在于：
依賴人治，缺乏系統(tǒng)化管控；數(shù)據(jù)未打通，決策仍靠經(jīng)驗；防貪腐手段被動，無法從源頭杜絕。
三、如何應對上述困局，實現(xiàn)采購有效監(jiān)管
需將采購的作業(yè)流程梳理清晰。將采購流程化為8個模塊：信息搜集、詢價、比價/議價、貨比三家、索樣/請購、訂購/協(xié)調(diào)、交收、整理付款。

1.信息搜集了解市場行情，與商品價格波動；
2.詢價制定詢價對象與商品價格，整理相關(guān)報價單，選擇議價對象；
3.比價/議價設定目標條件、與其他廠商比較價格高低，分析價格漲跌因素，估算其他費用（運輸費、包裝費），明確付款條件、交貨期限。
4.貨比三家對比其他報價企業(yè)他們的信譽度、售后服務（退換貨效率）、供應能力（對于需求量較大的單和多品類采購，是否有一定供應能力）；
5. 索樣/請購提供預采購樣本，檢驗比較質(zhì)量，確定采購數(shù)量、交貨時間、； 
6.訂購/協(xié)調(diào)訂單采用郵寄或傳真的形式發(fā)送到廠商，確定品質(zhì)和交期，與供應商做好最后的協(xié)調(diào)；
7.交收交期異?？刂?，催交，品質(zhì)數(shù)量驗收； 
8.整理付款核對手續(xù)，索要發(fā)票和抬頭，進行對賬開票付款。
在此期間還需注意兩點事項：
一是采購員需協(xié)調(diào)商品入庫工作：
采購員每日完成場外采購工作之外，還需協(xié)調(diào)錄單員做好商品入庫工作，核對好入庫金額和入庫數(shù)量，避免賬目混亂。
二是采購員需協(xié)同庫管檢查損耗：
對庫內(nèi)積壓商品、臨近保質(zhì)期或壞掉的商品，需協(xié)同庫管員，及時退換清理，保證庫內(nèi)生鮮食材質(zhì)量新鮮。從根源上避免多余商品滯銷帶來的損耗。
將作業(yè)流程梳理清楚，再將各個環(huán)節(jié)痛點逐一打破。
采購價格：
每一個產(chǎn)品至少儲備3家以上的供應商，統(tǒng)一的質(zhì)量標準，不同的報價信息。每一次采購要求每家供應商報價對比，在質(zhì)量相同的情況下，選擇最優(yōu)的價格點。
對客戶進行區(qū)分管理：不同類型的客戶，采取不同定價策略。例如，中小餐飲客戶，市場統(tǒng)一價格。
食堂酒店客戶，產(chǎn)品分級，價格分級。生鮮企業(yè)制定價格基準線與制定價格審核機制，根據(jù)不同的需求，業(yè)務員可在此基礎(chǔ)上進行價格調(diào)整，財務人員會進行毛利率核算。還可周期定價，固定毛利率的方式進行定價。對于不同的客戶類型，需要有不同的質(zhì)量標準與價格基準。
成本控制：
倉管入庫審核，以凈重的方式入庫，同時也以凈重的方式報銷。2.給供應商和采購員設置損耗率指標。3.倉庫每天制定損耗報表，增加盤點頻次?？筛鶕?jù)季節(jié)屬性規(guī)定盤點期限，夏季一周盤一次，冬季15天盤點一次。同時修改盤點頻次，增強數(shù)據(jù)準確性問題。
采購貪腐：
招聘：人品+經(jīng)驗+學歷+年齡，在一定程度上可避免有貪腐之心的人進入企業(yè)。
培訓：管理制度+廉潔法規(guī)+廉潔自律承諾書，每個環(huán)節(jié)的漏洞通過管理制度彌補，法律知識的培訓，可約束和控制貪腐情況的出現(xiàn)。
采價：不定期安排非采購人員去市場采價，跨部門詢價，財務人員對供應商的回訪，銷售人員了解市場報價。
輪崗：部門內(nèi)部輪崗、公司內(nèi)部輪崗。利于企業(yè)全品類采購人才培養(yǎng)，弱化供應商和采購員之間的聯(lián)系。采購績效在做績效考核之前，需做好采購部崗位設置與薪酬體系。

結(jié)構(gòu)工資=崗位工資+工齡工資+住房補貼+餐補+交通補貼+高溫補貼+績效獎金+全勤獎+社保+其他福利。
其中績效考核可分為3大類別：1.按商品分類設定采購員銷售和毛利目標。2.核心商品類別（如蔬菜）設定滲透率目標，提高單品銷售量。3.制定采購員日考核報表，重點關(guān)注損耗率、到貨率、毛利率。采購員的績效考核通過對管理制度的調(diào)整，優(yōu)化企業(yè)采購環(huán)節(jié)，但在實際作業(yè)時，涉及到數(shù)據(jù)管理方面，無法做到全程監(jiān)控。

四、蔬東坡生鮮配送管理系統(tǒng)，助力采購提效，監(jiān)管更輕松
為解決生鮮企業(yè)采購過程中采購價格波動、難管控而導致的貪腐、成本增加問題。蔬東坡特推出采購小程序，采購員可通過采購小程序，分配、管理采購任務，靈活進行采購。同時為生鮮配送企業(yè)配備供應商管理端，實施同步配送單，還可由供應商代分揀、送貨哦。蔬東坡秉承1+1>2的效果，采購APP+供應商端實行聯(lián)動。新增詢價報價功能：企業(yè)針對采購商品，可以發(fā)給不同的供應商進行詢價、供應商進行報價。
企業(yè)可根據(jù)方案，選定性價比最優(yōu)的供應商進行采購。一切通過系統(tǒng)快捷操作、迅捷反應。一鍵防腐敗，多方比價多賺錢！?? ?采購詢價報價全流程可查可控，用流程化、系統(tǒng)化來接管采購“詢價”工作，從源頭上避免腐敗。采購省下來的每一分錢，都是純利潤！
 五、結(jié)語：數(shù)字化采購不是選擇題，而是必答題  
在生鮮行業(yè)競爭白熱化的今天，采購是開源節(jié)流的重要環(huán)節(jié)。某連鎖餐飲企業(yè)接入數(shù)字化采購系統(tǒng)后，采購成本降低18%，損耗率從25%降至12%，年節(jié)省超200萬元。  
未來，生鮮企業(yè)的核心競爭力將不再是“誰有更多采購員”，而是“誰的數(shù)據(jù)更智能、誰的供應鏈更高效”。數(shù)字化采購，正在讓這個古老的行業(yè)煥發(fā)新生。